FINALITÀ DEL TRATTAMENTO
KiVa Antibullying Program® è un programma completo di intervento scolastico sviluppato presso l’Università di Turku. Tutti gli istituti scolastici che offrono istruzione obbligatoria possono iscriversi al KiVa nei paesi in cui il programma è attualmente disponibile. I dati raccolti dagli istituti partecipanti e dai loro utenti sono inseriti in un registro presso l’Università di Turku in Finlandia.
BASI PER IL TRATTAMENTO
Il trattamento dei dati personali è basato sui legittimi interessi del titolare del trattamento.
TITOLARE DEL TRATTAMENTO E INFORMAZIONI DI CONTATTO
La presente informativa sulla privacy include il registro mantenuto dall’Università di Turku.
KiVa Antibullying Program, Department of Psychology and Speech-Language Pathology, 20014 University of Turku, Finlandia. Indirizzo e-mail: kiva@kivaprogram.net
Il Programma KiVa offre ai suoi utenti vari servizi online. L’uso di questi servizi può comportare l’inserimento di informazioni dell’utente nel registro di un altro titolare del trattamento (come l’istituto o la scuola in questione). Il trattamento dei dati di questi servizi è descritto successivamente in dettaglio.
REGISTRO CLIENTI
Gli utenti del Programma KiVa formano un registro clienti. I numeri di telefono e gli indirizzi e-mail dei dirigenti scolastici e dei coordinatori/referenti sono memorizzati nel registro ed elaborati a scopo di comunicazione.
SITO WEB E INTRANET
Sul sito web www.kivaprogram.net non vengono salvati dati personali degli utenti e non sono utilizzati cookie. Vari gruppi di utenti del Programma KiVa hanno diritto di accesso a un’area riservata chiamata KiVa intranet https://intra.kivaprogram.net/login/, dove vengono memorizzati l’indirizzo IP e l’ora di accesso degli utenti.
COOKIE
KiVa Intranet fa uso solo di cookie strettamente necessari. I dati di log di KiVa intranet sono conservati per 24 mesi, dopodiché vengono rimossi automaticamente.
GRUPPI UTENTI DI KIVA INTRANET E TRATTAMENTO DATI
GRUPPI UTENTI NELLE SCUOLE REGISTRATE
I membri del personale degli istituti scolastici registrati a KiVa possono accedere all’intranet tramite le credenziali di accesso specifiche dell’istituto. L’indirizzo IP e l’ora di accesso degli utenti vengono memorizzati.
UTENTI DI LIVELLO COORDINATORE
Dirigenti scolastici e coordinatori/referenti KiVa accedono a KiVa intranet tramite un ID utente personale. Questo specifico ID consente loro di visualizzare e aggiornare le informazioni di contatto e gli account del proprio istituto. Per questi utenti vengono memorizzati i seguenti dati: indirizzo IP, indirizzo e-mail, estremi dell’istituto scolastico, ora della visita, dati relativi alle modifiche apportate alle informazioni sull’istituto e/o agli account utente. Per cancellare l’ID utente di un coordinatore contattare kiva@kivaprogram.net. Gli ID dei coordinatori non più associati al loro istituto (e quindi non associati ad alcun istituto) vengono automaticamente rimossi dal database dopo 24 ore.
Gli account di coordinatori inattivi per più di 18 mesi vengono automaticamente rimossi dal sistema.
CANCELLAZIONE DELL’ACCOUNT DI COORDINATORI NON ATTIVATI
Una volta inserito l’indirizzo e-mail nel sistema, gli utenti di livello coordinatore ricevono un link di attivazione dell’account. Se non attivato entro 30 giorni, l’account viene rimosso automaticamente dal database utenti.
Le informazioni di contatto di dirigenti scolastici e/o coordinatori sono visibili anche nel profilo dell’istituto a cui hanno diritto di accesso e modifica. Per cancellare contatti di ex dipendenti, gli istituti possono aggiornare direttamente il database oppure contattare kiva@kivaprogram.net.
CANCELLAZIONE DEGLI ACCOUNT UTENTE DI ISTITUTI DISATTIVATI
Se un istituto decide di non utilizzare più il programma, gli account utente e le informazioni di contatto di tale istituto sono cancellate dal sistema.
TRAINER CERTIFICATI KIVA E PARTNER AUTORIZZATI
I dati relativi a trainer certificati KiVa e a partner autorizzati memorizzati nel sistema includono indirizzo IP, ora della visita, il nome dell’organizzazione ed e-mail. I dati vengono cancellati una volta cessati i presupposti per la collaborazione o qualora l’utente chieda la cancellazione dei propri dati.
FORUM DI DISCUSSIONE
Gli utenti con un account di livello Trainer certificato KiVa o Partner autorizzato hanno accesso a un forum di discussione. I dati personali richiesti per accedere al forum includono nome dell’utente, e-mail, nome dell’istituto scolastico o dell’organizzazione rappresentata. I dati sono memorizzati fintantoché l’utente continua ad accedere al servizio. I dati vengono cancellati qualora l’utente risulti inattivo per due (2) anni consecutivi oppure su richiesta. Copie di backup dei dati utente sono conservate per dodici (12) mesi dalla loro cancellazione. Tutti i commenti scritti nella chat sono salvati nel forum e non vengono cancellati.
MODULO DI CONTATTO
Il sistema memorizza le informazioni inserite nel modulo di contatto del sito (nome ed e-mail del mittente) e nel modulo partner (nome, e-mail, nome dell’organizzazione/società del mittente). I partner autorizzati del KiVa Antibullying Program utilizzano il sito per raccogliere informazioni di contatto di soggetti interessati al programma (nome ed e-mail del mittente e nome dell’istituto scolastico). I dati raccolti tramite questi moduli sono conservati per un (1) anno.
SONDAGGI SUGLI STUDENTI E SUL PERSONALE
Agli studenti e ai membri del personale degli istituti registrati al KiVa Program vengono proposti sondaggi online anonimi. La risposta ai sondaggi annuali di KiVa non prevede raccolta di dati personali. Le risposte ai sondaggi sono archiviate nel server dell’Università di Turku insieme a data e ora del completamento del sondaggio e alla lingua in cui è stato effettuato. Hanno accesso ai dati dei sondaggi membri selezionati del fornitore di sondaggi (Anders Innovation), dei servizi informatici e del KiVa Program dell’Università di Turku. I dati dei sondaggi sono archiviati per futuri scopi di ricerca. È responsabilità degli istituti scolastici informare in anticipo i genitori sui sondaggi KiVa, nonché ottenere i permessi necessari per condurre sondaggi in classe come previsto dalle leggi e regolamenti locali.
GRUPPI RICEVENTI DEI DATI PERSONALI
Il KiVa Antibullying Program collabora con soggetti terzi fornitori di assistenza e/o servizi. Geniem Oy è l’amministratore tecnico del server dell’Università di Turku, dove sono archiviate le risposte degli studenti e del personale scolastico ai sondaggi KiVa. Il registro delle risposte dei sondaggi è accessibile a membri selezionati del personale del KiVa Program in Finlandia, ai servizi informatici dell’Università di Turku e a Geniem Oy. Tali gruppi elaborano i dati dei sondaggi al fine di conservare e garantire la qualità del servizio.
Il registro dei clienti del KiVa Program, che include i dati dei dirigenti scolastici e dei coordinatori/referenti, le loro informazioni di contatto e tutti gli ID utente dell’area intranet, è conservato in un server ad Amsterdam. Il responsabile del trattamento nel ruolo di gestore tecnico dei dati è Geniem Oy. La gestione dei dati include modifiche, fruibilità e rimozione dei dati su richiesta.
I dati registrati non sono utilizzati per procedure decisionali automatizzate o profilazione.
CATEGORIE DI DATI PERSONALI
L’utilizzo del servizio genera voci di log per garantire la sicurezza delle informazioni e lo sviluppo tecnico del servizio, nonché per rilevare, prevenire e indagare malfunzionamenti (Legge finlandese sui servizi di comunicazione elettronici 917/2014, sezioni 138, 141 e 144). I log vengono conservati per il tempo necessario a ottemperare a tali scopi e non vengono utilizzati per nessun altro scopo.
DIRITTO DI ACCESSO, DIRITTO DI RETTIFICA, DIRITTO DI CANCELLAZIONE, DIRITTO DI RESTRIZIONE, DIRITTO DI OPPOSIZIONE
Gli utenti registrati hanno il diritto di chiedere al titolare del trattamento l’accesso, la rettifica o la cancellazione dei propri dati personali nonché la limitazione del trattamento dei dati e il diritto di opporsi al trattamento. Per cancellare un account utente o dettagli di contatto, contattare kiva@kivaprogram.net.
DIRITTO DI RICORSO PRESSO UN’AUTORITÀ DI VIGILANZA
Gli utenti registrati hanno il diritto di presentare ricorso presso a un’autorità di vigilanza.
RESPONSABILE DELLA PROTEZIONE DEI DATI
L’indirizzo e-mail del responsabile della protezione dei dati dell’Università di Turku è dpo@utu.fi.
La descrizione della sicurezza dei dati dell’Università di Turku è disponibile all’indirizzo: https://www.utu.fi/en/privacy/data-security-description.